[일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까] 기베 도모유키 지음, 일본 IBM 근무/ 장인주 옮김 비즈니스북스 2017

[일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까] 기베 도모유키 지음, 일본 IBM 근무/ 장인주 옮김 비즈니스북스 2017

 

[일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까]

- 일의 속도가 성과를 좌우한다

기베 도모유키 지음, 일본 IBM 근무

/ 장인주 옮김 비즈니스북스 1판 2쇄 발행 2017 7 25

/ 책 뒤표지 책소개- 하루 30분의 힘, 하루 한 장 리스트의 힘

저자의 다른 책 [외국계 투자 회사에서 실천하고 있는 성과를 내는 업무술]

 

차례

P10 업무 속도; 키워드✨✨✨

 

제1장

업무 속도는 준비 단계에서 결정된다

01 업무 속도를 높이는 3대 원칙

P17,20 신속성, 효율성, 정확성

정확성이 곧 스피드> 빨리해서 틀리는 것보다 정확하게 처리하는 것이 결과적으로 더 빠르다

> '한방에 끝내기' 신조

02 착수는 빠를수록 좋다

P21 첫걸음을 내딛는 데는 '일단 이렇게 해볼까?'하는

가벼운 마음만으로도 충분하다

03 정확한 것이 빠른 것이다 P22

04 작업 순서와 소요 시간부터 파악한다

P24~28

1단계 최종 목표 정하기

 

2단계 작업 세분화하기

ㅡ하나의 업무는 여러개의 작업으로 업무를 처리하는데 필요한 작업, 세분화

3단계 작업 시간 예상하기

ㅡ각 작업소요시간 예상, 10분, 한 시간, 반나절 등 어림직한 예상치만으로도 충분

4단계 가장 오래 걸리는 작업 골라내기✨

→ 작업 계획은 '가장 오래 걸리는 작업'을 중심으로 세운다

퍼즐은 시간이 가장 오래 걸리는 작업을 중심으로

; 아하 그럼, 왕 닭다리 소스 부터 바르고,

칠레연어토핑한 제품부터 해야겠구나~

 

5단계 작업의 의존관계 판단하기

6단계 작업 순서 정하기

05 모든 일에 계획을 세울 필요는 없다

세번째부터는 효율적으로 일하는 방법을 생각 방법을 조사하는 일이 번거로울지 몰라도

효율화를 위한 고생은 선행 투자

06 22점짜리 일 처리가 100점보다 나을 때도 있다

업무는 요구되는 점수에 맞춰 그에 필요한 최소한의 시간 안에 완성하는 것이 중요

→ 처음부터 목표 점수를 확인해 불필요한 노력과 비용을 줄인다

07 미완성의 흔적을 감추는 것도 실력이다

08 일의 시작은 마감 기한을 정하는 것부터

; [실행이 답이다]의 역산 스케줄과 일치

09 마감이 곧 나의 평판

 

제2장 P45

작업 속도는 습관화로 빨라진다

→ 미미한 차이를 지배하는 자가 속도를 지배한다

ㅡ도구ㅡ

10 스프링 모눈 노트를 가로로 사용

→ 그림 표 그리기에 용이하며,

언제 어디서든 작성 가능, 가로로 작성이 내용이 한 눈에 들어옴

11 수첩을 활용해 눈 앞의 일에만 집중

12 언제 어떤 상황에서도 기록할 수 있는 펜

* '빠른 펜' 추천: 4색 볼펜의 잉크를 바꾼다 >

매끄럽게 잘 써지는 '겔 잉크' 스타일 피트 >

어디서나 스트레스 없이 쓸 수 있는 '만년필 라미'

; 나는 거의 스마트 폰 메모 앱에

13 옷 고르는 시간도 아낄 수 있다

ㅡ메일ㅡ

14 왜 메일을 두 번 세 번 읽는가

15 인사말을 입력하는 3초도 아깝다

TPO

즉 시간Time, 장소Place, 상황Occasion에 따라

그 3초의 가치를 판단

16 중요하지 않은 메일을 담는 폴더를 따로 만든다

17 가장 자주 사용하는 동작을 빠르게 처리

메일 보낼 때 마우스 사용 대신 단축키 누르기

;; 2024 3 28목 작성, '스페이스 바'를 누르면 동영상 강의가 멈추었다가 다시 시작하는 기능 알라냄.^

진짜 꿀 기능!~~

; 요새는 거의 국민 소통창 '카톡'으로.^

18 '읽지 않음' 표시를 to do list로 활용

19 메일은 짧게, 용건은 한 가지씩

스크롤바가 등장하지 않도록

; 톡 글 작성시,

글이 길어서 밑의 글씨 누름 버튼이 생성되면 누름 버튼 생성 전까지 내용을 끊고,

다시 적음

밑의 글 내용 누른 후 읽게 되면 가독성이 떨어지는 듯

ㆍ용건부터 적으면 내용이 길어지는 일이 없다

ㆍ메일 하나에 메시지는 하나, 간결하게 전하고 간결하게 답하기

 

ㅡ자료 작성ㅡ

20 자료 작성의 80%는 수작업

구상 단계에서는 반드시 손으로 직접 작성,

자료 검토 받을 때도 가능한 한 종이에 작성한 가안 단계일 때 제출하는 것이 좋다

21 잘 따라 하는 것도 능력

창의성을 중시하는 직원 성장이 느렸고, 탐욕스럽게 베끼는 직원이 성장이 빨랐다.

베끼고 분석하고 응용하는 작업을 여러 번 반복하다 보면 자료 작성도 빨라진다.

기술이 저절로 향상되고 모방이 곧 실력으로 바뀐다

22 나만의 서식을 만들어 필요할 때 꺼내 쓴다

23 자주 사용하는 기능을 가까운 곳에 모은다: 마우스 이동거리 단축

24 프린터는 서식과 정보의 집합소

좋은 자료가 많이 모이는 곳, 바로 프린터 > 프린터는 보물 창고

ㅡ단축키ㅡ

25 마우스에 손 대지 않고 일할 수 있다

마우스 아닌 단축키로 조작하는 경우 3초 절약

팀에 젊은 직원 입사시 '마우스 금지' 지시> 처음에는 고생

그러나 고생은 '선행 투자'

26 꼭 외워야 할 여섯 가지 단축키

ㆍ'Win+D'로 바탕화면을 표시

ㆍ자리 비울 때 'Win+L'로 컴퓨터 잠금

ㆍ프로그램 전환과 종료

- Alt+Tab 또는 Win+Tab: 엑셀 워드 인터넷 등 여러 프로그램 동시 사용 중 창 전환시 또는

- 프로그램 전환할 때 Alt+4F

- 여러 프로그램 중 하나만 종료하고 싶을 때 Ctrl+F4

ㆍ팝업창 뜰 때 Esc키

ㆍ'Alt+방향키'로 인터넷 기록 페이지 앞뒤로 이동,

컴퓨터의 상위, 하위 폴더로 이동할 때도

ㆍHome키 또는 End키로 인터넷 화면의 처음과 끝으로 이동

'Alt+Home'을 누르면 인터넷 설정에서 미리 세팅한 홈페이지 표시된다

27 커서를 움직이는 시간도 아깝다

PgUp키와 PgDn키로 페이지를 순간 이동

ㆍShift+End/Home로 행 끝까지/시작까지 선택

ㆍShift+Ctrl+End로 문장 끝까지 선택

28 Alt키는 신의 키

Alt키를 사용하면 거의 모든 명령을 키보드로 실행,

작업창 상단의 메뉴 자세히 보면 메뉴마다 알파벳 정해져 있다.

메뉴에 표시된 알파벳을 누르기만 하면 키보드만으로도 명령 실행

 

ㅡ엑셀ㅡ

29 편리한 엑셀을 더 편리하게 쓰는 방법

ㆍ'셀 서식 설정'은 'Ctrl+1'로 연다

ㆍF4키로 같은 작업 반복

ㆍ'Ctrl+방향키'로 데이터의 끝으로 이동

ㆍF2키로 셀 편집

ㆍF9키를 누르면 재계산

 

30 마우스로 활용도를 높이는 엑셀 사용법

ㆍ'더블 클릭'으로 1,000행을 순식간에 복사해 붙인다

ㆍ 마우스 휠'로 화면 크기 조절

ㆍ'Shift+마우스'로 데이터를 교체

31 간단한 함수만으로도 업무 속도는 빨라진다

ㆍcounta 또는 countif 함수로 데이터 개수 세기

ㆍsum 또는 sumif 함수로 합계를 산출

ㆍsubtotal 함수로 합계를 쉽게 산출

ㆍvlookup 함수로 문자열을 찾는다

32 1년치 달력도 수식 하나면 만들 수 있다

1단계 수식으로 날짜 입력

2 수식으로 요일 입력

3 서식 설정으로 요일 자동 표시

4 빈 셀을 한꺼번에 채워 넣는다

33 검산식으로 치명적인 실수 방지

 

제 3장 P117

혼자 빨라서는 의미가 없다

ㅡ대기 시간 없애기ㅡ

34 업무의 공회전 시간 줄이기

35 무슨 일이든 즉시 결정

36 상사를 기다리는 것만큼 초조한 시간도 없다

37 모든 메일에 반드시 답장을 보낸다

소통의 채널 수 n(n-1)/2

팀원이 열명 일때 체널수 45개

팀원이 스무명 일때 체널수 190개

 

38 '수신 확인'으로 상대방의 속도 파악

39 회의에서 숙제를 안고 돌아오지 않는다

40 사람을 찾아다니느라 시간을 허비하지 않는다

41 메일 회신의 '24시간 규칙'

; [실행이 답이다 ]회사 대표들의 빠른 회신과 일치하는 내용

 

ㅡ전달 방법ㅡ

42 모든 일을 A4 한 장으로 요약한다

- 귀에 쏙쏙 들어오는 이야기, 술술 읽히는 문장은 모두 짧다

43 그림이 글보다 빠르고 정확하다

- 그림으로 설명하면 낭비도 오류도 줄일 수 있다

44 그리기 도구를 손 뻗으면 닿는 곳에 둔다

- 컬러펜은 약간 굵은 종류를 사용, 그림과 단어만 적는다/

글로 설명하는 시간의 절반이면 끝날 것이다

45 아웃풋은 상대방 수준에 맞춘다

- 말하는 수준은 상대방의 계층과 이해도에 맞춘다

ㅡ 업무 의뢰 ㅡ

46 부하의 '원숭이'는 부하의 몫이다

- [최강 팀장의 조건] The One Minute Manager Meets Monkey

47 마감 설정이 속도를 결정한다

48 시켰다고 끝이 아니다, 체크 포인트가 필요하다

49 부실한 결과물과 타협하지 않는다

ㅡ회의ㅡ

50 반드시 필요한 참가자만을 소집한다

51 시작 시간보다 종료 시간이 중요

52 그림으로 설명하고 그림으로 저장

- 적극적으로 화이트보드 활용

53 준비가 되지 않은 회의는 즉시 중단

- 시간은 금이다

54 꼭 발언하지 않아도 된다

 

 

제 4장

없는 시간을 짜내다

ㅡ 짜투리 시간 ㅡ

55 스마트폰의 유혹에서 벗어나기

- 7시 집 나와 12시경 귀가, 집에 있는 시간 6,7시간, 잠 4,5시간

; 와우, 진짜 빡세게 수험생처럼 사는구나- 나도 이렇게 살아보자

 

56 유혹을 물리적으로 차단

57 지하철은 자기계발 위한 공간

58 이동 중 할 수 있는 일 많다

59 (몰스킨) 수첩 (만년필)펜 항상 소지

60 쉬려면 확실히- 맺고 끊기 잘하는 것 중요

 

ㅡ 집중하기 ㅡ

61 나만의 피난처 마련

- 회사에선 빈 회의실, 퇴근 후는 카페나 패밀리 레스토랑

 

62 '우선'과 '일단'은 사용 금지

ㅡ 시간 낭비다, 물론 임시로 대응해야 하는 일에는 '임시'임을 오히려 강조

63 바쁘다는 말 않하기

- 바쁘다고 하면 여유가 없어짐,

바쁘다는 말은 자신의 한계를 드러낸다

-- 바쁠때 새로운 일 들어오면,

못한다는 말보다 업무 중 하나만 마감을 늦춰 주면 대응할 수 있다는 식으로

긍정적 표현 사용하기

64 불필요한 것은 남김 없이 버린다

- 일에 집중하려면 불필요한 것 모두 버려야, 

나만의 정리법 '모든 것을 그날 안에 버리기'

 

 

제5장

사고의 속도는 틀로 빨라진다

- 사고 속도 후천적 습득 기술, '프레임워크'사용 할 것

ㅡ 인풋 ㅡ

65 억측이나 의견이 아닌 '사실' 파악

66 사실에 다양한 시각으로 접근

67 가로 질문(넓히기, 다른 대상으로)과 세로 질문(파고들기, 더 세부적으로)으로 본질에 접근

- 질문하는 능력의 차이, 좋은 질문(무엇을 알고 싶은지 명확하게)은 좋은 결과를 얻을 수 있다

68 건전한 의심은 헛수고를 없앤다

69 숫자의 상대적 가치 파악

- 모수, 기타, 과거에 비해 어떠한가

70 필기하면서 내용을 더 깊이 이해한다

- 수작업이 컴퓨터 작업보다 기억에 오래 남는다는 사실

수많은 실험으로 입증

ㅡ사고의 틀ㅡ

71 프레임워크로 생각의 범위와 체계를 잡는다

- 모든 업무 투입 > 사고 > 산출의 흐름으로 이루어져 있다

프레임워크 사용하면 생각에 범위와 체계가 잡힌다

프레임워크 종류, MECE(전체상 파악) 피라미드(구조화) 과제 해결이라는 3가지 틀

 

72 최강 프레임워크 하나, MECE로 전체상을 파악

- MECE Mutually Exclusively Collectively Exhaustive란 중복과 누락이 없다는 뜻

73 최강 프레임워크 둘, 피라미드로 구조화

- 단계적으로 계층 구조화하면 '선택과 집중'을 적절하게 할 수 있다

최소의 시간과 자원으로 최대의 성과를 얻을 수 있다

74 최강 프레임워크 셋, 다양한 과제를 확인- 업무는 과제 해결 그 자체

75 두 개의 선으로 상황을 구조화

- PPM(Product Portfolio Management 포트폴리오 매트리스 분석, 사분면 형식)

3C, AIDA, 4P/5P등 수많은 프레임워크가 존재

 

에필로그- 속도를 높여 성과에 다가가다

속도, 업무 성과를 내는 수단에 지나지 않고 목적은 성과를 내는 데 있어야 한다

사고 기술의 세계는 넓고 깊다(;바다와도 같군)

이 책이 그 세계에 발을 딛는 계기가 되면 좋겠다

여러분도 많은 시행착오를 겪으면서라도 여러분만의 업무 처리 방법을 찾기 바란다.

 

;; 현역에서 4,5시간 취침하면서도 짜투리 시간에 집필을 한 저자의 열정과 독자애가 느껴진다

업무의 효율성과 효과성이 많이 필요한 요즘이다

 

반드시 좋은 결과를 보자

(10여년전 도서관 책 빌려보기의 형태가 바뀌어지고 있는 요즘)

 

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2011 겨울부터 다음에 기록한 업무 관련 책 14권 정도

 

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